メールのルール




 メールというものがかなり一般的になってきました。プライベートでも、仕事でも電話と並んでよく使われるコミュニケーション手段と言ってよいでしょう。
 何事にも守った方がいいルールであるとか、礼儀というものがあります。メールにももちろんあそれはありますので、ここに簡単にまとめてみます。


1)メールのタイトル
 メールを送るとき必須な項目として、メールのタイトルと相手の宛先のメールアドレスがあります。タイトルは受信者に一番最初に見えるものなのでなるべく簡潔で内容を表しているものが良いでしょう。あまり長いとはみ出たり切れたりする可能性があるので長くても全角で30文字以内にすべき。普通は全角20文字程度以内にします。

 最近はあまりないですがメールのタイトルは全角の漢字を使うと文字が化ける(判読不能になる)可能性があります。一度送って問題ないことが確認されればそれ以降も普通は大丈夫です。化けるのが心配な場合は半角の英語でタイトルを書きましょう。外国にメールを送る場合は化ける可能性が高いので、半角英語にした方が無難です。
 全角の漢字を使って化けるのが心配な場合は本文にも”題”としてタイトルを書いて置けば、万が一タイトルが化けても大丈夫です。

 半角のカタカナは特に化ける可能性が高いので、メールのタイトルには使わないようにしましょう。


2)宛先について
 メールの宛先には "to:","cc:","bcc:"という3種類が普通あります。以下簡単に説明します。toについては省略。
cc:carbon copy の略です。carbon というのはカーボン紙からきていて toのメールをカーボン紙でコピーするというニュアンスです。to は”あなたに出しましたよ”という意味なのですが、 cc は”とりあえずコピーをあなたにも送っておきます”という意味です。cc はけっこう使います。自分で判断して上手に使いわけてください。
 ccを自分のアドレスに送る人もいます。これはきちんと送れたかのテストの意味と、自分の送ったメールを残しておくという意味があります(送ったメールは自動的に送信履歴としてローカルに残るメールソフトが多い)。これはやってもやらなくても個人の好き好きです。

bcc:blind carbon copy の略です。ここの欄に書いた人にメールはきちんと送りますが、宛先は見えなくなります。ccだと誰に送ったかわかるのですが bccは誰に送ったかわかりません。秘密のうちにメールを送りたい場合。アドレスが他の人に見えてはまずい場合、これを使います。
 メールニュース(メルマガ)配信はこのbccで送られています。

 どの欄にも何人のアドレスを書いてもかまいません。


3)書式(ビジネス)
 一般型のビジネスメールの本文の書式は以下のような感じです。

(株)山川産業 販売事業部 山田様


(株)海水物産 武田です


 昨日お電話いただいたサンショウウオの件ですが、たくさんとれましたので一匹100円にておわけし
ます。必要なら連絡をください。

 よろしくお願いします。



(株)海水物産
プロジェクト3部 武田 和弘
TEL:047-123-4567 FAX:047-987-6543
E-MAIL:takeda-k@kaisan.co.jp
〒279-1234 千葉県浦安市外船1-2-3 新外船ビル内


 メールには、送った日時と差し出し人のメールアドレスと送り先のメールアドレスが自動的に入ります。ですので、これらはいちいち本文に書かなくてもかまいません。しかしメールのアドレスだけだと、誰かわからない場合が多いので、きちんと署名した方が良いでしょう。書かなければいけない、ということではありませんが書くのが親切です。

 メールには、普通”新緑の候”とかそういう定型的な挨拶文はつけません。つけたければつけてください(^^;


 メールの最後にあるのは”メールフッタ”と呼ばれるもので、自分の名前や連絡先をまとめて書いておくものです。書式に決まりはありませんが、上記のような情報があれば十分でしょう。人によっては、デザインつきの?凝ったメールフッタつくってる人もいます。これはお好みでつくってください。

 メール本文が長い場合は、一画面でメールフッタまで見えません。そのようなときはメールの冒頭で自分の名前を名乗るべきです。これは誰からきたメール?というのが一目でわかるように。

 メールフッタもつけなければいけないというものではありません。連絡先がわかりきっている相手にはかえってつけない方が親切です。メールというのはなるべく無駄な文字を排除して、短くする方がファイルが小さくなるので親切といえるのです。だから挨拶文などもつけないのです。


4)メールの終端
 ワープロのような”ページ”という概念がメールにはありません。続けて書けば何百行だって書けてしまいます。ですのでメールの一番最後は相手にわかるようにしなければいけません。

 メールの最後にはフッタをつけるか、簡単に署名するか、”以上”と書いておきましょう。メール読んでる人が”ここで終わりだな”とわかるようにしてやるのです。

 メールの本文に添付ファイルを貼り付けるタイプのメールソフトの場合、添付ファイルはメールの終端につけましょう。これはフッタの前でも後でもいいと思いますが、添付ファイルの後には本文は書かないようにしましょう。  


5)1行の文字数について
 1行の文字は読みやすいぐらいの位置で改行してやる必要があります。一般的には全角で40文字ぐらいまでです。これで改行してやると640*480の画面でもはみ出さないで見ることができます
 メールソフトによっては自動改行してくれるものもあります。この自動改行と手動改行の位置が微妙にずれたりすると非常に読みにくいメールになってしまうので注意しましょう。


6)機種依存文字について
 機種依存文字というのがあります。機種によってきちんと表示できない文字です。例えばローマ数字のTであるとか、♪であるとか。これはMACでは化けてしまうとのことです。普通にキーボードに見えてる文字なら大丈夫です。変わった文字や記号はメールにはなるべく使わないようにするのが無難です。半角のカタカナもUNIXで見ると化けるので使わない方がいいでしょう。


7)顔文字について
 友達間では顔文字というのもけっこう使うかと思います。例えば(^^)/こんなの。顔文字はたいへん便利だと私は思うのですが、ビジネスのメールでは今のところ使われていません。親しくなれば別かもしれませんが。あと5年もすれば状況は変わるかな?
 顔文字文化が理解できるのはだいたい1975年生まれ以降か、メール歴が3年以上ぐらいのよくメールを使う人間です。人によっては”ふざけている!”とも取られてしまうので注意しましょう。


8)メールのサイズについて
 メール本文については長さに規定はありません。どんなに長かろうが所詮テキストなので、1Mになんかはならないでしょう。小説のような長さでもOK(^^;
 しかし、添付ファイルには注意しましょう。大きくても数メガ以内にすべきです。できることなら、1M以上のファイルは添付すべきではありません。どうしても送りたい場合は小分けにして複数のメールに分割しましょう。
 プロバイダによっては、大きいメールは受信してくれないところもあります。どんなに大きくても上限は5Mと考えておいた方が良いでしょう。
 大きいファイルのメールを送ると、ネットワークが渋滞してしまいます。大きいファイルをメールで送るのは言ってみればインターネットのマナー違反なのです。


9)相手のメールの引用について
 相手のメールの返事にそのメールの本文を引用するというのはよくあることです。
 普通引用符は">"を使いますが、これでなくても構いません。引用してるのがわかればOK。

 引用に関しては2種類の人間がいます。まずは、全文引用する人。そういう人は”全文なければなんのメールだかわからないじゃないか!”と言います。
 もう一種は必要最低限の部分だけ引用する人。そういう人は”無駄な部分があるとうっとうしいじゃないか!同じ文を読ませるな!”と言います。
 相手のタイプによって使いわけましょう。参考までに言うと、私は後者です。


10)メール言葉について
 メール言葉というのは、普通の作文とも、しゃべり言葉とも異なるものです。プライベートで使われるメール言葉はどちらかと言えばしゃべり言葉に近いと言えるでしょう。しかし、ビジネスで使われるメールは普通の作文にかなり近いものです。注意しましょう。


11)コンピュータウイルスについて
 最近のコンピュータウイルスの感染源は圧倒的に(約8割)メールとなっています。従って送られてきたメールがウイルスに感染している可能性も考えなければなりません。ウイルスについてはこちらを読んでください。


12)最後に
 メールというのはたいへん便利な道具です。しかし、同時に双方向のコミュニケーションがきないためお互い一方的になりがちです。日本語の作文がしっかりしていないと相手に真意が伝わらず、曲解されることもあります。また、メールというのは送ってしまえばもう取消せませんし、証拠としても残ってしまいます。これらの特性を十分に理解しておきましょう。

 メールだけで話が決まってしまうことは滅多にありません。電話、そして実際に会って話すことも重要です。しかし、前振りとしてメールを使うのはけっこう効果的。メールだと電話と違って相手が考える時間を与えることができます。けれど、最終的にはやっぱり会って話さないことにはまとまりません。

14 MAR 2002 update
06 AIP 1999 wrote


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